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轻量级协作工具的兴起
发布时间:2021-04-04 16:20:06 来源: A+A-

许多新的协作工具(独立的和按需交付的,其中许多基于Web 2.0技术)使较小的企业可以实时协作并共享信息和文件,而无需支付通常的相关成本或IT管理开销。了解公司如何使他们工作

不想安装和管理SharePoint或任何其他所谓的企业组件套件?您不必越来越多。现在,许多新的协作工具(无论是内部安装还是按需提供,其中许多都基于Web 2.0技术)现在使小型组织可以在在线空间中进行协作,通过Web进行会议并实时共享文件,没有典型的相关成本或IT管理开销。

以总部位于明尼阿波利斯的“非传统营销公司” Zeus Jones为例,该公司有11名员工,自从与远程图形设计师合作以来,他们一直在使用名为Yugma的协作工具。合伙人克里斯蒂安·埃里克森(Christian Erickson)说:“这是直到开始使用它之前我们所不知道的那些东西。

Yugma可以快速下载(与许多此类工具一样,基本版本是免费的),提供持久的Web会议会议空间,还包括文件和屏幕共享,Zeus Jones通常使用它们进行快速的“数字外观”进行中”。埃里克森说:“即使在旅途中,我们也可以立即跳起来并立即给别人反馈。”这种方法还回避了与交换文件或演示文稿相关的版本控制问题。

无需套件

当然,宙斯·琼斯并不孤单。许多公司正在采用或研究更轻量级的协作,通信和工作区工具,例如用于文件共享或文档协作的独立软件,用于知识共享的博客以及用于白板甚至项目管理的Wiki。这些工具不是Notes,SharePoint或Groove。但对于许多人来说,这就是重点。

但是,这些更轻量级的协作选项可以应对挑战吗?许多人说是。“事实是,在微型服务或Web 2.0类型的世界中,这要好得多,这就是我们所做的,我们是最擅长的,我们将提供兼容性和插件功能来其他服务。”埃里克森说。“'Lotus Notes或Outlook,我们使用其中一种”的时代已经过去了。”

媒介就是信息

更轻量级协作工具的可用性增加,除了明显是Web 2.0现象的分支之外,还可能是对企业组件的斥责,该组件在历史上曾承诺进行协作-一个一站式的电子邮件,文档和文件共享商店,新闻,数据库等等-但通常无法交付。

Kara Pernice说,他管理着Lotus Notes客户端,设计器和Domino Server产品的第一个用户体验计划,现在是可用性咨询公司Nielsen Norman Group的研究主管,“如果您考虑使用Lotus Notes,凭借其专有的元素以及管理起来的困难,确实使自己陷入了困境。”后来,一些Notes团队开发了Groove,“它试图做的很酷,很时髦,但是用户界面方面并没有达到目标。”

她说,除了接口缺陷外,这些程序在某些组织中已被广泛使用。然而,他们的失败也指出了协作工具成功的关键:必须易于部署,不太专有并且易于IT管理。

她指出,除了所有这些之外,“是什么使某些东西像野火一样?其中很多确实是界面”。“你必须觉得这比电子邮件,拿起电话或在某人的办公桌前停下来好,对某人造成困难的界面对于他们来说不是一个更好的选择。”

维基的外观

实际上,某些最成功的界面显然并不理想。例如,使用TWiki,这是一个用于工作场所协作的免费,开放源码的Wiki,其中包括访问和修订控制以及审计跟踪。如何使用它的一个例子是德州仪器(TI)的设计部门,它是所有项目信息的基于Web的存储库;超过400名员工是注册用户。但是,根据设计团队的一位成员说,他的一些同事“仍然认为TWiki是一种相当自由的Web创作工具,而不是管理关键[项目]信息的理想选择,”并努力推动而是Microsoft SharePoint或Office Enterprise Project Management,“他们认为[结构]更复杂。作为回应,

就像这暗示的那样,Wiki非常适应性强,并且如果它们看起来不多-它们往往是大量文本-TWiki的创建者Peter Theony说这是设计使然。他的座右铭是:“请保持简单,并且使用起来不要复杂”。

走“成熟”之路

正如TWiki所展示的那样,某些协作工具比其他工具更纯熟,这对于支持关键业务流程的协作软件可能至关重要。例如,四年多来,总部位于伦敦的Fractal:Edge是一家为资本市场提供可视化工具的12人软件开发商,该公司使用名为Sosius的基于浏览器的协作软件,将其作为“一个共同的空间来协调我们与外部各方的活动- -不在现场的团队成员,合作伙伴和客户。”产品策略和开发副总裁Gervase Clifton-Bligh说。

Fractal:Edge将Sosius用作访问控制的文件共享和下载中心,用于产品规格,演示,用户指南,客户信息和私人客户区域。所有开发人员都在远程和远至澳大利亚的地方工作,他们也使用Sosius来撰写有关其当前活动的博客。这有助于经理跟踪开发人员的生产力并计划新项目。

从打包到SaaS

最近,Fractal:Edge从本地升级到Sosius的SaaS版本。现在,“我们不必担心服务方面的可扩展性或正常运行时间(它们已经涵盖了这一点),它提供了一种非常非常具有成本效益的解决方案,” Clifton-Bligh说。特别是,定价是基于利用率而不是用户,这对于拥有数千名“用户”的公司而言非常重要,其中包括员工,合作伙伴和客户。

如果没有Sosius这样的工具,可能的替代方案将是自定义Microsoft SharePoint,而且成本很高-“我正在'猜测'至少要花费20,000英镑[40,000美元]才能使它继续前进,此后每年需要5,000英镑[10,000美元] ”,他说,与Sosius通过SaaS得出的“每年非常低的收入”相比。

但是,关于过去和当前方法,最有趣的也许是Fractal:Edge将其自己的软件应用程序直接与Sosius绑定在一起。例如,当用户报告错误或从Fractal:Edge应用程序注册产品时,它将更新Sosius数据库,然后向相关员工发出警报。结果:该信息可靠地存储在一个位置,Sosius的每个人都知道它在哪里。

不要迷恋工具

这也许表明了合作中最重要的方面。也就是说,最重要的不是工具或技术的选择-每个工具或技术都有其优缺点-而是诱使人们使用和依赖一种工具。Pernice说:“对于所有内容都占有一席之地:无论是在Notes中,在Intranet中还是在本地开发的解决方案中,都有很多话要说。”“这就像选择一个丈夫。他不会是完美的,但是一旦你选择了他,那就去争取。”

Mathew Schwartz作为新闻工作者,研究员和编辑,已经报道了IT和业务主题超过10年。他的工作出现在各种出版物中,包括《波士顿环球报》,《计算机世界》,《信息安全》杂志,《信息周刊》,《伦敦时报》和《有线新闻》。

工具讲座:协作

有关此故事中提到的协作工具的更多信息:

苏修斯

功能:基于浏览器的工作区包括博客,日历,聊天,数据库,文档管理,RSS feed,项目和任务管理等等。

定价:基本计划(200 MB存储,500 MB /月的传输,无限的用户/工作空间)是免费的,而提供额外存储,带宽以及API的计划起价为15美元/月。

附加:使用自定义CSS(级联样式表)为您的公司联合品牌Sosius。

维基

功能:基于浏览器的Wiki,具有访问和修订控制以及审计跟踪等功能,用于企业协作和知识共享,项目管理,甚至用作Intranet。

价格:免费许可证(开放源代码),无技术支持,尽管第三方提供咨询和编码服务。

附加:通过服务器端扩展增强TWiki功能。

尤马

功能:轻量级应用程序(Windows / Mac / Linux)为虚拟会议或网络研讨会(可录制),聊天,白板,文件共享,屏幕共享等提供了持久的工作空间。

定价:基本计划是免费的,附加的业务和企业功能起价为每月19.95美元/月(可容纳20人)。

附加:用作Skype插件。

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